Recouvrement de créances : tout savoir à propos de la relance des impayés en entreprise

Le recouvrement de créances est un enjeu majeur pour les entreprises, dans un contexte où 25 % des faillites sont liées à des retards de paiement 💰

La complexité des processus traditionnels explique en partie cette hécatombe : manque de digitalisation, taux de succès trop faible, délais inadaptés face à l’urgence des situations…

De fait, le recouvrement constitue une activité chronophage, fastidieuse et particulièrement coûteuse pour les sociétés, qui doivent se doter d’un service dédié ou faire appel à un prestataire – tout en tenant compte de la nécessité de préserver la relation commerciale avec leurs clients.

Heureusement, il existe aujourd’hui des alternatives, comme le recouvrement communautaire ou le recours à des acteurs innovants et 100 % digitaux qui simplifient les processus de relance (à l’image de Rubypayeur).

Voici ce qu’il faut savoir au sujet du recouvrement de créances.

Les retards de paiement : un fléau qui frappe les entreprises de toutes tailles… mais surtout les plus petites !

Dans une étude sur le comportement des paiements des entreprises en France réalisée par Coface, on peut lire ce chiffre étonnant : 82 % des organisations ont subi des retards de paiement en 2023.

Alors même que le délai convenu entre les parties ne peut dépasser 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture, comme le prévoit la loi – ce qui est déjà passablement long.

C’est loin d’être un détail. Car une petite dette peut s’apparenter à une goutte d’eau dans l’océan pour un grand groupe, mais c’est presque toujours un tsunami pour une PME/TPE ou un travailleur indépendant.

À ce titre, il faut avoir en tête que les retards de paiement sont subis de plein fouet par les petites entités (70 % des TPE/PME ont constaté un allongement des délais, contre 53 % des ETI et des grandes entreprises), qui sont aussi les plus faibles sur le plan financier.

Avec des conséquences funestes : pour la moitié des TPE, ces retards ont un impact « très important », voire « critique », sur la trésorerie. Et 25 % des défaillances sont liées directement à des impayés.

En toute logique, les procédures de recouvrement de créances sont censées empêcher ce type de situation. Mais qu’en est-il en réalité ?

Recouvrement de créances : de quoi parle-t-on ?

La solidité de la trésorerie est la clé de la santé financière d’une entreprise.

Lorsqu’un prestataire vend un produit ou un service, il s’attend, en contrepartie, à ce que le montant de la facture émise soit réglé par son client (particulier ou professionnel) dans les délais convenus.

Mais il arrive que la créance ne soit pas honorée, et que le client se refuse à payer le montant dû, quelle que soit la raison de cette dénégation.

Dans une telle situation, le prestataire doit passer au recouvrement de créances. Le terme « recouvrement » fait référence aux démarches entreprises par le créancier pour obtenir le paiement de sa dette par son débiteur.

Il s’agit, en d’autres termes, d’actionner certains leviers pour faire en sorte que le client paie la somme due, mais aussi pour que le prestataire puisse consolider sa trésorerie, et ainsi honorer ses propres factures (d’où le risque de faillite en cas d’impayés trop nombreux, ou concernant des sommes trop importantes).

En théorie, le recouvrement de créances devrait être un processus simple : on prend contact avec le client, on lui rappelle son obligation, celui-ci s’exécute et tout le monde en sort satisfait. Mais, dans les faits, les choses se passent rarement ainsi.

En vérité, il s’agit très souvent d’un véritable parcours du combattant, qui suppose d’y consacrer une énergie et une volonté que la plupart des petits entrepreneurs n’ont tout simplement pas.

Imaginez un instant le freelance qui gère son activité quotidienne, prospecte, traite avec ses clients, s’occupe de l’administratif… et doit dégager du temps, dans un planning déjà bien chargé, pour relancer des gens qui le mènent en bateau depuis des mois, voire des années !

Pour bien appréhender cette complexité, il faut se plonger dans la (difficile) procédure de recouvrement.

Comment se déroule une procédure de recouvrement de créances ?

De fait, il existe une procédure bien spécifique à respecter pour recouvrer des créances, en plusieurs étapes, que nous allons détailler maintenant.

Les conditions à remplir pour réclamer une dette

Pour envisager un recouvrement, la créance concernée doit être « certaine ». Cela veut dire qu’elle doit avoir une existence réelle et indiscutable.

En tant que créancier, vous devez être en mesure d’en prouver la réalité à l’aide de justificatifs commerciaux valides : devis signé, bon de commande, bon de livraison et/ou facture.

De plus, cette créance doit être liquide, donc être associée à une somme clairement déterminée, qu’il s’agisse d’un montant chiffré ou d’une méthode de calcul (par exemple, des honoraires indiqués sous la forme d’un pourcentage).

Enfin, la dette doit être exigible. Deux conditions sont à remplir :

1. Les délais de paiement accordés au débiteur sont parvenus à expiration (30 jours, 45 jours fin de mois, etc.).
2. Le délai de prescription ne doit pas être dépassé afin de rendre possible une action en justice. Ce délai est de 2 ans pour une facture émise à un particulier, et de 5 ans pour une facture émise à un professionnel. Il commence à courir à compter de la date à laquelle la facture devient exigible (donc à expiration des délais de paiement).

Le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire

Lorsque toutes les conditions sont réunies pour passer au recouvrement de créances, il est nécessaire de suivre un cheminement bien encadré.

Celui-ci consiste à démarrer par une procédure amiable, c’est-à-dire : amener le débiteur à s’acquitter volontairement de sa dette.

Dans ce but, on se contente généralement de lui rappeler son obligation par le biais d’un appel téléphonique, d’un email ou d’un courrier.

En matière de recouvrement de créances, la relance amiable n’est pas une obligation légale.

Toutefois, il est préférable d’essayer d’abord de discuter avec le débiteur, à la fois dans l’espoir de régler le litige sans devoir passer par un tiers (ce qui est plus simple et plus économique), de préserver la relation commerciale avec le client, et de montrer votre bonne foi si jamais il devient indispensable d’aller plus loin.

Il est essentiel de donner au client le bénéfice du doute et de lui offrir l’occasion de régulariser la situation avant d’entrer en conflit ouvert.

Après tout, il peut simplement avoir omis de payer sa facture, ou l’avoir égarée dans les méandres de ses propres processus.

C’est seulement en l’absence de réponse ou en cas de refus de payer qu’il est possible d’enclencher une procédure judiciaire.

Concrètement, il s’agit d’abord de mettre le débiteur en demeure de payer, en prévision de poursuites éventuelles – une étape obligatoire.

C’est la dernière opportunité qu’a votre client de payer sa dette. Si cela n’aboutit pas, il vous reste à engager une procédure d’injonction de payer en déposant un dossier auprès du greffe du tribunal compétent.

Le but ? Obtenir d’un juge qu’il émette une ordonnance exécutoire afin de contraindre le débiteur à payer sa dette. Le débiteur peut néanmoins contester cette ordonnance, ce qui retarde encore les choses.

Il existe également des alternatives à la procédure d’injonction de payer.

Vous pouvez, par exemple, passer par une procédure simplifiée de recouvrement de créances qui consiste à faire intervenir directement un commissaire de justice, mais seulement pour une petite somme (moins de 5 000 €) et sans certitude que le débiteur acceptera de s’y plier.

Vous pouvez aussi introduire un référé-provision afin d’obtenir rapidement le paiement de la créance, à condition que celle-ci ne soit pas contestable.

Ou encore demander une assignation en paiement, qui permet d’obtenir une décision définitive, mais qui est aussi plus longue et plus coûteuse.

Une procédure de recouvrement qui pose de nombreux problèmes

La procédure officielle de recouvrement de créances a beau être réglementée, elle n’en demeure pas moins problématique.

Notamment parce qu’elle est en décalage avec les enjeux des entreprises, pour au moins trois raisons :

• Des démarches complexes et chronophages qui nécessitent le plus souvent de déléguer cette tâche à une société spécialisée dans le recouvrement (il n’y a pas, ou peu, de digitalisation tout au long du processus classique).
• Un taux de succès trop faible, ce qui, ramené au coût de la procédure (qui doit être avancé par le créancier sans aucune certitude de récupérer son dû), peut potentiellement aggraver la situation de l’entreprise plutôt que de l’aider.
• La durée inadaptée de la procédure judiciaire, bien trop longue, alors que les entreprises se retrouvent la plupart du temps au bord du gouffre financier en raison des impayés. Une société ayant un besoin urgent de trésorerie est dans l’incapacité d’attendre des années pour qu’une solution se fasse jour.

Clairement, ces mécanismes de recouvrement de créances ne sont pas adaptés aux besoins des petites et moyennes entreprises, qui manquent à la fois de temps et de compétences pour gérer ces différentes étapes, et pour absorber les coûts nécessaires.

Il devient alors nécessaire de s’adresser à un acteur externe.

Recouvrement d’impayés : le recours à un acteur spécialisé

Fort heureusement, il existe une alternative. Celle-ci consiste à externaliser le processus de relance : à faire appel à un acteur externe (huissier, avocat, assureur ou société de recouvrement) qui se charge de contacter les mauvais payeurs et, le cas échéant, de déclencher une procédure judiciaire.

C’est une excellente manière de…

• Gagner du temps et recouvrer vos créances au plus vite, afin de consolider votre trésorerie. L’avantage, c’est que vos équipes restent focalisées sur les tâches qui comptent vraiment pour elles, au lieu de passer leurs journées au téléphone à discuter des impayés.
• Éviter de mettre sur pied une équipe dédiée en interne, avec les coûts que cela implique.
• Bénéficier d’un service professionnel, et notamment d’une expertise aiguë en matière de recouvrement de créances. C’est le métier des acteurs spécialisés que de connaître – et maîtriser – les étapes des procédures amiables et judiciaires. Par ailleurs, il arrive souvent que la simple intervention d’un tiers permette de débloquer une situation a priori bloquée.

Mais attention, il s’agit d’une approche onéreuse qui se double de l’obligation de payer l’intermédiaire quoi qu’il advienne, y compris si la procédure n’aboutit pas.

Il existe également un risque au regard de la qualité de la relation commerciale, le débiteur pouvant se sentir offensé par l’intervention d’un tiers dans la procédure – même s’il est la cause première de celle-ci.

Enfin, l’échange d’informations n’est généralement pas optimal : l’incorporation d’une troisième partie dans l’affaire tend à complexifier la situation et à augmenter les risques d’incompréhension.

La digitalisation du recouvrement de créances

Une autre option consiste toujours à déléguer, mais à choisir, pour ce faire, un intervenant bien particulier : un prestataire en ligne.

On parle alors de « digitaliser » le recouvrement de créances. Il s’agit, pour une entreprise, de s’appuyer sur des solutions digitales automatisées, performantes, sécurisées et souples d’utilisation, qui font le lien entre les factures impayées et les débiteurs.

Le recouvrement de créances en ligne contribue à réduire grandement les délais de paiement tout en augmentant l’efficacité des procédures, ce qui permet d’optimiser la chaîne de facturation.

C’est aussi un levier transparent, puisqu’il offre de piloter son recouvrement via une plateforme dédiée : il n’y a plus d’administratif à gérer.

C’est ce que propose un acteur novateur comme Rubypayeur, leader du recouvrement en ligne (voir à ce propos l’épisode consacré par LITTLE BIG THINGS à Alexandre Bardin, fondateur et CEO).

Avec Rubypayeur, tout est digitalisé, ce qui vous déleste des formalités administratives à compter du moment où vous avez fourni les pièces nécessaires au lancement de la procédure.

Les relances se font d’abord à l’amiable, ce qui permet de préserver la relation avec le client. Il n’y a pas de montant minimum de créance à respecter.

Surtout, la rémunération du prestataire est conditionnée à la réussite du processus de recouvrement : vous ne payez que si le débiteur paie effectivement.

Le recouvrement communautaire

Impossible de conclure sans évoquer une tendance qui prend de l’ampleur ces dernières années, et colle parfaitement à une vision toujours plus sociale du web : le recouvrement communautaire.

Le principe en est simple : il s’agit d’inciter un débiteur à s’acquitter de sa dette en mettant sa créance sur la place publique.

En l’occurrence : sur le web. Des annuaires en ligne permettent de pointer du doigt les organismes qui ont l’habitude de faire traîner les choses au moment de sortir le portefeuille, ce qui permet à l’ensemble de la communauté d’avoir connaissance de ces comportements… et de prendre des mesures en conséquence.

Ainsi, un prestataire pourra choisir de ne pas travailler avec tel client potentiel dont il aurait trouvé le nom sur un tel annuaire, afin de ne pas risquer un futur litige.

Le recouvrement de créances communautaire revêt le double avantage de lutter contre l’impunité des mauvais payeurs tout en exerçant une pression sensible sur ces entreprises, en affectant directement leur image de marque.

En effet, personne n’a envie d’être reconnu publiquement pour son mauvais comportement financier.

Bien entendu, ce type d’outil (comme l’annuaire Rubypayeur) est sécurisé : il ne fonctionne que pour les créances entre personnes morales.

Aussi, le plaignant doit apporter la preuve qu’il existe bel et bien une relation commerciale entre les parties – et que les critères d’exigibilité des factures sont respectés.

Le recouvrement de créances est donc un enjeu notable pour les entreprises, à ne surtout pas prendre à la légère.

En la matière, mieux vaut prévenir que guérir : soyez sûr(e) de disposer d’une solution adéquate de relance des débiteurs, afin de ne pas vous laisser prendre au piège des recouvrements sans fin !